Kurumsal Arşiv Depolama ve KVKK Rehberi

Veri sorumlusu şirkettir; fiziksel güvenlik ve izlenebilir teslim zinciri depoya aittir. Adana’da ofis kirası metrekaresi yükseldikçe evrak odası ilk kesilen alandır. Kutular koridora taşınır, yetkisiz erişim ve nem riski büyür. Kurumsal arşiv depolama bu yükü Seyhan Yeni Mahalle’de iklimli, kayıtlı ve yetkili listeli üniteye alır. Bu rehber KVKK açısından saklama süresi, erişim kaydı, aktarım ve imha tutanağının pratikte nasıl işlediğini anlatır. Hukuki tavsiye yerine geçmez; süreç tasarımı ve saha uygulaması içindir. Seyhan ve Çukurova ofislerinden periyodik sefer, Ceyhan şubelerinden paletli evrak çıkışı aynı prosedürle yürür. Aşağıdaki maddeler teklif ve sözleşme ekinde durmalıdır.

Veri sorumlusu, işleyen ve teslim zinciri

KVKK’da kişisel veriyi toplayan ve amaç belirleyen taraf veri sorumlusudur. Depo, evrakı sizin talimatınızla saklayan fiziksel hizmet sağlayıcıdır. Sözleşmede bu ayrım, yetkili kişi listesi ve alt yüklenici yasağı net yazılmalıdır. “Depo her şeyi halleder” cümlesi sorumluluğu kaydırmaz.

Teslim zinciri: ofiste kutu listesi, mühür veya koli bandı, araçta personel kaydı, tesiste raf/barkod, iade veya imhada tutanak. Halka koparsa “kutu kayboldu” tartışması başlar. KVKK metnimiz kişisel verinin sitede nasıl işlendiğini; arşiv sözleşmesi ise evrakın sahada nasıl durduğunu tamamlar.

Şirket unvanı, vergi numarası ve imza sirküleri teklifle birlikte alınır. Öğrenci veya ev eşyası formuyla kurumsal arşiv açılmaz. İletişim formunda “kurumsal arşiv” seçeneği bu ayrımı başlatır.

Saklama süreleri ve kutu sınıfları

Evrak türüne göre yasal saklama süreleri değişir. Muhasebe, özlük, sözleşme ve uyuşmazlık dosyaları karıştırılmamalıdır. Depo, süreyi sizin sınıflamanıza göre rafta tutar; sınıflama yapılmazsa her kutu “süresiz” varsayılır ve maliyet şişer.

Özlük dosyası ve sağlık verisi ayrı kilit veya ayrı oda ister. Ortak koridorda açık koli, hem KVKK hem ticari sır açısından zayıftır. E-ticaret stok paleti ile arşiv kutusu aynı üniteye konmaz.

Süre dolunca imha sizin onayınızladır. Depo kendiliğinden yakmaz veya kıyamaz. Yazılı onay, kıyım veya güvenli imha belgesi ve tarih, denetimde istenen üçlüdür.

Erişim kaydı, yetkili kişi ve acil kutu

Kim, hangi gün, hangi kutuyu aldı? Bu sorunun cevabı e-posta zincirinde değil, teslim fişinde durmalıdır. Yetkili listesi güncellenmezse istifa etmiş çalışan hâlâ “alıcı” görünebilir. Liste değişince depoya yazılı bildirim şarttır.

Acil kutu (noter evrakı, ihale dosyası) ön sırada, ayrı etiketlidir. Yüreğir organize sanayi müşterilerinde aynı gün çağırma tarifesi teklifte satır olarak durur. Plansız ziyaret, güvenlik kaydını bozar; randevu hem sizi hem kamerayı korur.

Dijital yedek (disk, kaset) iklimli alanda, manyetik ve nem notuyla saklanır. Fiziksel evrak ile dijital medya aynı rutubet rejimini paylaşmaz. Depo seçim kriterleri nem ve sigorta maddelerini arşive de uygular.

İmha, denetim ve sigorta

İmha günü kutu listesi okunur, yetkili imzalar, işlem belgelenir. “Toplu atık kâğıt” ifadesi kişisel veri içeren evrak için uygun değildir. İsterseniz imha tanığı olarak şirket temsilcisi sahada bulunur.

Denetimde (iç denetim, ISO, müşteri audit) raf fotoğrafı, ziyaret logu ve sözleşme ekleri istenir. Seyhan Yeni Mahalle tesisi ziyaret kaydını tutar; sizin sınıflama kodunuz rafta okunur olmalıdır. Kod yoksa denetçi “nerede bu dosya?” diye sorar.

Sigorta, yangın ve su için teminat limiti kutu bedelini değil, yeniden üretim / hukuki riski de konuşmalıdır. Evrakın maddi değeri düşük, hukuki değeri yüksek olabilir. Fiyatlar kurumsal 20 m³+ paketi teklif üzerinedir; arşiv metreküpü ev eşyası m³’ünden farklı hesaplanır.

Adana ofislerinden sefer planı

Seyhan ve Çukurova plazalarında asansör ve güvenlik kartı keşif notuna işlenir. Sarıçam organize sanayi müşterileri paletle teslim edebilir. Kozan ve Ceyhan şubeleri aylık turda birleştirilir.

Taşınan ofiste geçici depolama ile arşiv aynı kamyona karışmamalıdır. Mobilya tozu evrak etiketini kirletir; seferler ayrılır veya evrak kapalı kasa ile gider.

Sözleşme ekinde KVKK aydınlatma, alt işleyen yasağı ve iade prosedürü durur. Site gizlilik politikası form verisi içindir; arşiv dosyası ayrı sözleşmeyle korunur.

Sonuç

Kurumsal arşiv, ofis dışına koli yığmak değildir. Sınıflama, yetki, log ve imha aynı sistemde yürür. Adana’da Seyhan Yeni Mahalle konumu periyodik sefer ve iklimli raf için uygundur; yasal süreleri siz belirlersiniz, fiziksel zinciri tesis yürütür.

Ücretsiz keşif için arayın. Kutu sınıfları ve yetkili listesini keşifte birlikte kuralım.

Teklif Al